Giả sử bạn muốn để số hóa một bài báo hay một hợp đồng in. Bạn có thể bỏ ra hàng giờ gõ lại và sau đó sửa lỗi in. Hoặc bạn có thể chuyển đổi tất cả các vật liệu cần thiết sang định dạng kỹ thuật số trong một vài phút sử dụng một máy quét (hoặc một máy ảnh kỹ thuật số) và ký tự quang học phần mềm nhận dạng. Nhận dạng ký tự, hoặc OCR, là một công nghệ cho phép bạn chuyển đổi các loại tài liệu khác nhau, chẳng hạn như tài liệu được scan giấy, tập tin PDF hoặc hình ảnh chụp bằng máy ảnh kỹ thuật số vào dữ liệu có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.